Configurer messagerie en 2025 pour éviter de tomber en spam

En octobre 2023, Google a partagé des directives d’expéditeur mises à jour très fermes contre le cold emailing (en fait tous les emails non sollicités) et qui ont été annoncées pour entrer en vigueur en février 2024.

Peu de temps après, des acteurs majeurs du SAAS comme Outreach.io et Salesloft ont communiqué auprès de leurs clients certaines des conséquences que cela aurait sur les e-mails sortants B2B.

Dans la foulée, tous ceux qui ont élaboré une stratégie de vente sortante ont fait de la délivrabilité des e-mails et de l’amélioration de la qualité des communications sortantes une priorité absolue.

Avec cet accent renouvelé sur la délivrabilité en tant que domaine de mise sur le marché, considéré comme une niche au cours des dernières années, de nombreuses opinions et questions ont été émises par l’écosystème sur ce que cela signifie pour l’avenir des ventes.

Puis, comme un rebondissement en décembre 2023, Google a effectué une nouvelle mise à jour des exigences de l’expéditeur indiquant que les directives de l’expéditeur et leur application s’appliqueront uniquement aux e-mails envoyés aux comptes Gmail personnels (@gmail.com ou @googlemail.com), et non aux e-mails d’entreprise (comptes Google Workspace).

La société Allegrow, a  analysé plus de 70 millions d’e-mails B2B pour le placement dans la boîte de réception.

Elle a établi le guide le plus complet des directives des expéditeurs de Google (fréquemment mal interprétées), les principales étapes pour configurer messagerie.

Nous sommes tous d’accord sur le fait que ces directives hausseront considérablement la barre en matière de prospection sortante, et dans cet aperçu des directives des expéditeurs de Google, nous résumerons :

Tout le monde est impacté

Les exigences de Google Sender concernent toute personne ayant besoin d’envoyer et de transmettre des e-mails vers des boîtes de réception Gmail personnelles ; cela signifie que lorsque vous envoyez des e-mails aux adresses @gmail.com et @googlemail.com, ils entrent dans le champ d’application de la politique à compter du 1er ^février 2024.

Cela signifie que les nouvelles directives vous concerneront même si vous n’utilisez pas Google Workspace pour configurer messagerie et envoyer des e-mails et que vous utilisez un autre fournisseur de messagerie ou un système d’envoi d’e-mails en masse.

L’un des domaines de la politique i est la limite de 0,3 % du taux de signalement manuel du spam que Google indique comme une exigence. 

Cependant, il est important de souligner dans un premier temps que l’une des idées fausses les plus répandues à propos de cette politique est celle selon laquelle les directives n’impacteront que ceux qui envoient plus de 5 000 messages aux utilisateurs de Google chaque jour.

Google déclare explicitement que maintenir les taux de rapports de spam manuels en dessous de 0,3 % est une ligne directrice pour que tous les expéditeurs parviennent à transmettre avec succès les e-mails comme prévu aux utilisateurs de Google. 

L’accent mis par ces directives sur les expéditeurs de volumes plus élevés indique simplement qu’il y a plus de notifications vers les expéditeurs de volumes plus élevés et que certaines directives supplémentaires que les expéditeurs de volumes plus élevés devraient suivre.

Certaines personnes peuvent croire que la politique indique qu’elle sera davantage appliquée aux expéditeurs de volumes plus élevés (entreprises), mais chez Allegrow, nous attirons davantage l’attention sur le fait que le principal indicateur de risque pour votre organisation est le pourcentage total de votre un trafic de courrier électronique global qui présente un « risque élevé » plutôt que votre volume principal. 

Plus d’informations à ce sujet seront décrites pour vous aider à cartographier le risque de votre taux de rapport.

Même si les exigences ne couvrent actuellement pas la plupart des e-mails B2B, car ces messages seraient envoyés aux comptes Google Workspace, la version initiale de la politique indiquait explicitement que « compte professionnel ou scolaire de Google Workspace » devrait respecter les directives. Par conséquent, les expéditeurs B2B feraient bien de supposer qu’ils devront répondre à des exigences similaires pour transmettre leurs e-mails avec succès sur le long terme.

‍Les 7 exigences à connaitre et à satisfaire pour configurer messagerie de tous les expéditeurs vers des utilisateurs de Google

1) Configurez l’authentification de courrier électronique SPF ou DKIM pour votre domaine.

Ces protocoles d’authentification peuvent être configurés en suivant des conseils pour configurer messagerie  ici et contribuent à garantir que les messages de votre domaine ne peuvent pas être usurpés. Contribuant ainsi à protéger les destinataires des messages malveillants.

2) Assurez-vous que les domaines ou adresses IP d’envoi disposent d’enregistrements DNS directs et inverses valides (enregistrements PTR).

Ceci est plus pertinent si vous envoyez depuis votre propre serveur et signifie que vous devrez vous assurer que votre adresse IP d’envoi dispose d’un enregistrement PTR. Vous pouvez vérifier un enregistrement PTR en entrant l’adresse de votre site Web dans la recherche Google Toolbox disponible ici . Lorsque les expéditeurs utilisent Google Workspace, ils doivent simplement s’assurer que les enregistrements MX que Google vous fournit ont été correctement configurés sur votre DNS.

3) Utilisez une connexion TLS pour transmettre des e-mails.

Ce protocole de sécurité étant en place, les e-mails que vous envoyez seront cryptés, empêchant ainsi tout accès non autorisé à votre e-mail lorsqu’il est en transit via des connexions Internet. Gmail tentera toujours d’utiliser TLS par défaut, et les instructions sur sa configuration en tant qu’exigence sont disponibles ici .

4) Maintenez les taux de signalement de spam en dessous de 0,10 % et évitez d’atteindre un taux de spam de 0,30 % ou plus.

Comment surveiller ce taux dans les outils postmaster est décrit ici .

5) Formatez les messages conformément à la norme Internet Message Format RFC 5322 .

Cela fournit un protocole pour formater les messages électroniques afin qu’ils soient reçus dans la même structure cohérente par les clients de messagerie. Les messages envoyés via Google Workspace ou Office 365 respecteront ces directives par défaut. Par conséquent, les expéditeurs utilisant leurs propres serveurs, systèmes existants, e-mails HTML ou en-têtes personnalisés sont plus susceptibles d’être concernés par cette exigence.

6) Ne vous faites pas passer pour les en-têtes Gmail « From : ».

Cela signifie que vous ne pouvez en aucun cas utiliser gmail.com dans le champ « De : » d’un e-mail que vous envoyez avec une plateforme tierce. C’était déjà une bonne pratique de ne pas le faire et cela aurait échoué au DMARC. Cependant, Gmail utilisera désormais une politique de quarantaine, ce qui signifie que la livraison sera encore plus affectée.

7) Si vous transférez régulièrement des e-mails, ajoutez des en-têtes ARC /Authentification ARC aux e-mails sortants.

Ceci est particulièrement pertinent si vous utilisez des groupes de messagerie, des newsletters ou si vous exploitez une passerelle entrante. Lorsque vous ajoutez des en-têtes ARC à un e-mail sortant que vous transférez, vous incluez essentiellement des informations sur le statut d’authentification d’origine de l’e-mail et sur le fait que c’est vous qui le transférez.

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3 Exigences supplémentaires pour les expéditeurs de masse (toujours plus de 5 000 par jour)

Si votre organisation envoie plus de 5 000 e-mails sur une période de 24 heures et suit les directives pour tous les expéditeurs, il existe trois exigences supplémentaires :

8) Ayez l’authentification DMARC entièrement configurée sur vos domaines d’envoi.

La politique d’application peut être initialement définie sur « Aucune », ce qui constitue le niveau d’application DMARC le moins strict. Cependant, si vous souhaitez utiliser BIMI à l’avenir, vous devrez passer à une politique de « quarantaine » ou de « rejet » :

9) Lors de l’envoi de courrier direct aux destinataires, le « De : en-tête » de votre e-mail doit être aligné sur le domaine SPF ou DKIM.

Cela signifie que vous souhaiterez probablement sélectionner un alignement DMARC « détendu » si vous utilisez régulièrement des sous-domaines. Ou, si vous utilisez différents TLD/noms de domaine, vous devrez vous assurer que ces domaines disposent de leur propre configuration d’authentification SPF et DKIM indépendante.

10) Les messages marketing ou les e-mails adressés à une liste d’abonnés doivent toujours comporter un lien de « désabonnement en un clic » clairement visible dans le corps du message.

10 étapes pour être conforme

La clé pour aligner votre organisation commerciale et votre configuration de messagerie technique sur ces nouvelles directives est d’être proactif plutôt que réactif lorsqu’il s’agit de prendre des mesures pour : Évaluer votre risque actuel, augmenter la qualité de votre approche commerciale et diminuer le risque de votre trafic de courrier électronique sortant.

De nombreuses exigences ont été acceptées comme meilleures pratiques et ont un impact sur la délivrabilité depuis un certain temps.

Voici les dix principales étapes que vous pouvez suivre pour être prêt pour la mise à jour des lignes directrices qui entrera en vigueur en février 2024 et les futures mises à jour qui pourraient avoir un impact plus direct sur les envois B2B :

1) Cartographie du risque de taux de reporting de 0,3%

Le chiffre qui inquiète la plupart des expéditeurs est la déclaration de Google selon laquelle vous devrez maintenir les taux de signalement manuel du spam en dessous de 0,3 %. Pour que nous soyons sur la même longueur d’onde quant à ce à quoi ressemble un rapport manuel, voici un aperçu :

En résumé, cela signifie que si 3 prospects sur 1 000 que vous contactez pour vous signaler comme spam, alors vous avez dépassé le taux de rapport recommandé.

Toutefois, ce taux de rapport inclut l’intégralité des e-mails envoyés par votre organisation aux utilisateurs (personnels) de Gmail, et pas seulement les e-mails marketing. En réalité, il est très peu probable que le trafic de courrier électronique général avec les clients et les communications entrantes soient signalés comme spam. Par conséquent, les organisations dont le trafic « à risque » représente une petite partie de leur volume global trouveront probablement beaucoup plus facile de se conformer.

Pour acquérir une compréhension complète de la limite effective du taux de rapport qui s’applique au trafic sortant, vous devez suivre ces points d’orientation pour cartographier votre risque de taux de rapport.

• Tout d’abord, segmentez tout le trafic vers les utilisateurs de messagerie personnelle, car les conseils partagés s’appliquent actuellement aux boîtes aux lettres @gmail.
• Calculez le volume total d’e-mails de votre organisation sur un mois moyen adressé à ces utilisateurs. (cela signifie additionner : l’envoi général d’e-mails, les communications clients, les e-mails financiers, les notifications produits/e-mails transactionnels et le volume de l’équipe commerciale).
• Quantifiez quel volume d’e-mails provenant de votre équipe marketing/ventes ou d’autres services sont « à risque ». Cela signifie que la personne qu’ils contactent ne s’est pas engagée récemment ou n’a pas clairement indiqué qu’elle souhaitait recevoir des e-mails contenant des promotions/offres.
• Ensuite, en divisant le nombre « à risque » par le « volume total d’e-mails » et en multipliant le résultat par cent, vous avez calculé le pourcentage de votre trafic de courrier électronique qui présente le risque le plus élevé de rapports manuels.
• Maintenant, pour avoir une idée de la limite effective du taux de rapport sur votre trafic sortant, divisez 100 par le pourcentage de votre trafic à haut risque. Ensuite, multipliez le taux de rapport de 0,3 % par ce résultat. Ceci est un guide sur votre limite effective de taux de rapport sur les envois sortants.

À titre d’exemple, si nous appliquions cette logique à une organisation où le segment @gmail non engagé de sa liste ne représentait que 10 % du trafic de messagerie vers les comptes de messagerie personnels, nous arriverions à la conclusion qu’un taux de rapport effectif de 3 % est le meilleur résultat. limite de notre trafic sortant, ce qui pourrait conduire à une violation des directives sur un taux de rapport manuel global de 0,3 %.

Par conséquent, dans un premier temps pour préparer l’entrée en vigueur des directives de Google Sender, il est important de cartographier la limite de taux de rapport dans le contexte de tout votre trafic de courrier électronique, car vous serez en mesure de quantifier les risques de votre organisation et de procéder aux ajustements nécessaires. au volume pour le baisser.

La meilleure pratique conseillée aux organisations B2B est de ne contacter les e-mails @gmail que si elles ont fourni un double opt-in ou si elles ont complètement supprimé l’envoi à ces types d’e-mails. Alors que le B2C est susceptible d’avoir un plus grand nombre d’e-mails personnels dans sa liste, ils ne doivent donc contacter que les utilisateurs qui ont fourni un double opt-in et supprimer les destinataires des e-mails promotionnels s’ils ne se sont pas engagés positivement dans un délai d’au moins 6 mois.

2) Suivi du taux de rapport dans les outils Postmaster

Heureusement, les directives de l’expéditeur offrent plus de transparence sur le pourcentage global de rapports de spam manuels qui entraîneront des problèmes de délivrabilité. Google déclare spécifiquement, comme exigence pour TOUS les expéditeurs et les expéditeurs qui effectuent plus de 5 000 en volume quotidien, que vous devez : « Maintenir les taux de spam signalés dans Postmaster Tools en dessous de 0,10 % et éviter d’atteindre un taux de spam de 0,30 % ou plus. »

Comme Google fait spécifiquement référence aux outils Postmaster utilisés pour suivre le taux de signalement dans sa documentation, chaque expéditeur doit configurer les outils Postmaster avant février. Nos conseils expliquent comment configurer, utiliser et interpréter les données des outils Postmaster.

Lorsque vous commencez à examiner les données de Postmaster Tools, il est important de noter que si vous ne trouvez aucune donnée, vous n’êtes peut-être pas au clair. Vous devrez envoyer chaque jour à au moins des centaines d’utilisateurs de messagerie Google pour que les données soient renseignées, et il existe d’autres exemptions de données qui peuvent vous empêcher d’accéder à ces informations.

De nombreuses personnes se demandent : « Si jamais je dépasse le taux de signalement de 0,3 %, cela signifie-t-il que je perdrai l’accès au courrier électronique ? » – La réponse courte est que vous devrez généralement rester en dessous d’un taux de rapport de 0,1 % en moyenne et en dessous d’un taux de rapport de 0,3 % pour éviter les problèmes de délivrabilité. Le fait que Google déclare : « Le maintien d’un faible taux de spam rend les expéditeurs plus résilients aux pics occasionnels de commentaires des utilisateurs. », indiquerait que tout pic ponctuel sera pris en compte dans le contexte de votre comportement d’envoi général et si vous semblez être une organisation crédible, vous aurez une meilleure résilience en matière de réputation d’expéditeur.

Par conséquent, vous devez surveiller les données du « taux de spam » dans Google Postmaster Tools pour voir si vous êtes généralement dans les directives inférieures à 0,1 % en général et si vous ne dépassez pas 0,3 % avant février 2024. Tout en vous assurant d’être conscient de ce que Postmaster Tools ne vous fournira pas .

3) Authentification DKIM, SPF et DMARC

L’authentification SPF, DKIM et DMARC a longtemps été considérée comme une bonne pratique en matière de délivrabilité. Cependant, le fait de mettre en place et de tester ces protocoles d’authentification de manière cohérente pour vos opérations d’envoi aidera votre domaine à être considéré comme un expéditeur digne de confiance aux yeux de Google.

La raison en est que les fournisseurs de messagerie s’efforcent constamment de réduire les cas de phishing, d’usurpation d’identité et d’interception du trafic de messagerie. Ces protocoles d’authentification montrent clairement aux serveurs de réception que le domaine est répertorié car l’expéditeur a effectivement envoyé l’e-mail et que l’e-mail n’a pas été compromis lors de son parcours de livraison.

4) Rendre les cold emails moins froids

Bien que les exigences actuelles soient basées sur le trafic de courrier électronique personnel (qui ne devrait jamais être « froid »), pour les utilisateurs B2B :

Fondamentalement, rendre vos cold emails sortants « moins froids » réduira le risque de rapport de spam et améliorera les résultats de prospection.

C’est une solution gagnant-gagnant pour les opérations commerciales et les équipes commerciales de toutes tailles. Mais la manière d’y parvenir en pratique constitue un défi, surtout si vous avez eu l’habitude de contacter vos contacts uniquement en raison de leur titre de poste et de leur secteur d’activité.

Le moyen le plus simple de rendre les communications sortantes moins froides est de vous assurer que vous avez une bonne raison objective de contacter chaque contact.

Cela signifie généralement que vous avez trouvé une raison spécifique pour laquelle l’entreprise que vous contactez pourrait rencontrer le problème que votre solution résout. Plus la raison est spécifique et personnalisée, généralement, moins votre action sera perçue comme « froide ».

Des exemples de la façon dont vous pouvez déterminer et trouver une entreprise susceptible d’avoir le problème que vous résolvez incluent les méthodes suivantes :

• Contenu avec lequel ils ont interagi sur Linkedin/Twitter – Il peut s’agir d’un contenu spécifique émanant de leaders d’opinion de votre niche discutant du problème que vous abordez et pouvant être attribué sur la base d’un logo plutôt que simplement par contact.
• Avis Glassdoor – Vous pouvez vous référer à des thèmes clés ou à des avantages/inconvénients spécifiques mentionnés par les employés de vos propres entreprises sur Glassdoor.
• Offres d’emploi – Vous pouvez faire référence et rechercher des entreprises qui recrutent pour des postes spécifiques, ce qui signifie qu’elles sont susceptibles de résoudre/de rencontrer le problème que vous résolvez. Vous pouvez également envisager de nouvelles embauches clés réalisées de la même manière.
• Changements technologiques – À mesure que les entreprises passent d’une technologie à une autre, cela peut signaler des défis/besoins spécifiques. Leur pile technologique actuelle est également un moyen de rendre votre sélection de comptes plus ciblée.
• Avis de foule G2 / Autres avis – Soit des avis spécifiques que des personnes de votre compte cible ont soumis sur d’autres technologies/services, soit des avis que votre entreprise cible a reçus peuvent signaler des initiatives clés, des points forts et des différenciateurs qui créent une hyper-pertinence.

Il existe de nombreux événements déclencheurs qui peuvent survenir pour une entreprise au-delà de ce qui précède, qui seront plus spécifiques à votre secteur d’activité, à votre proposition de valeur et à votre secteur d’activité. Par conséquent, vous devez investir dans l’identification et la recherche de comptes qui répondent à ces critères. Mais, au-delà de contacter les entreprises susceptibles d’avoir le problème que vous résolvez, vous pouvez également contacter des contacts qui ont un niveau de connaissance/d’intention de votre entreprise, en général, pour rendre les communications sortantes moins froides. Voici quelques exemples de façons dont vous pouvez contacter des contacts qui ont cette intention :

• Ils ont interagi avec vos publications sur les réseaux sociaux. Si un client contact/cible a interagi avec une publication ou une réaction de votre/de votre marque sur les réseaux sociaux, cela peut être un signal clair de son intention de contacter le prospect directement par e-mail. Les engagements peuvent inclure des aspects tels que commenter ou aimer votre publication LinkedIn.
• Ils ont visité votre site Web. Si quelqu’un a déjà consulté votre site Web, cela indique clairement qu’il s’intéresse au type de solution que vous proposez. Il existe désormais des solutions comme Warmly (qui utilisent Allegrow pour la délivrabilité de leurs e-mails !) qui vous aideront à identifier les contacts visitant votre site afin que vous puissiez prioriser leur contact. ‍
• Engagé avec vous lors d’un appel sortant. Si vous avez une conversation avec un prospect lors d’un appel téléphonique sortant et qu’il ne vous demande pas activement de le supprimer de votre liste, vous pouvez alors tirer parti de cet engagement par courrier électronique de manière sortante. ‍
• Vous avez utilisé votre produit dans un rôle antérieur et avez changé d’emploi. Un bon signal d’intention dans le monde B2B est que les utilisateurs finaux de votre produit changent de travail et utilisent cela comme déclencheur pour les contacter par e-mail lors de leur nouveau travail. (Par exemple, si vos utilisateurs finaux sont des SDR, vous pouvez suivre les changements de poste, et lorsque des utilisateurs précédents obtiennent un nouveau rôle en tant qu’AE ou SDR dans une nouvelle entreprise, contactez-les pour leur demander s’ils pensent que votre cas d’utilisation est pertinent pour leur nouveau travail
• Je vous ai rencontré lors d’une conférence. Si vous rencontrez ou assistez à des conférences avec quelqu’un, cela peut être un signal d’intention clair indiquant que vous avez un domaine d’intérêt commun. Par conséquent, tant que la manière dont vous conduisez ce processus n’est pas du spam, cela peut être un excellent moyen de mener une prospection sortante moins froide. ‍
• J’ai interagi avec vous sur LinkedIn. Lorsqu’un client cible interagit directement avec vous sur LinkedIn (par exemple, en répondant à un message que vous lui envoyez), la prochaine étape intéressante à suivre en fonction de cette intention consiste à lui envoyer un e-mail directement.

Dans l’ensemble, il existe une grande variété de moyens créatifs que vous pouvez mettre en œuvre pour donner la priorité à la communication avec les bons contacts dans la bonne entreprise et au bon moment. Si vous parvenez à mettre en œuvre les meilleures pratiques pour améliorer la qualité de la prospection, la solution de délivrabilité que vous utilisez pour éviter les pièges à spam deviendra encore plus efficace.

5) Réduire les envois à haut risque

Il existe certains types d’activités d’envoi d’e-mails qui vous font passer pour un spammeur auprès des fournisseurs de messagerie. Par conséquent, réduire le niveau de risque lié à l’envoi de vos e-mails est une étape fondamentale pour aider vos e-mails à atteindre la boîte de réception principale plutôt que le dossier spam, conservant ainsi une bonne réputation auprès des fournisseurs de messagerie.

L’envoi à haut risque inclut les cas où la sensibilisation concerne des contacts qui répondent aux critères suivants :

• Contacts qui produisent des rebonds – De nombreuses personnes croient à tort que les rebonds ne se produisent que lorsque vous contactez des contacts qui n’existent pas . Cependant, des rebonds sont également fréquemment produits lorsque les serveurs ont rejeté votre courrier électronique ou que vous avez été signalé comme expéditeur à haut risque par les fournisseurs de courrier électronique.
• Un faible engagement est reçu – Les fournisseurs de messagerie suivent l’engagement dans le trafic que vous envoyez, donc si vous contactez de nombreux contacts qui fournissent un engagement inférieur à la moyenne , c’est un signal clair que vous pourriez être un spammeur à haut risque.
• Taux de signalement supérieurs à la moyenne : lorsque vous avez été signalé comme spam à un grand nombre de destinataires, cela indique clairement que vous êtes un expéditeur à haut risque. À titre de contexte, tout ce qui est supérieur à un taux de rapport de 0,1 % sur votre trafic de messagerie global est considéré comme élevé.

En ce qui concerne l’activité de diffusion par courrier électronique, vous pouvez utiliser le taux de rebond comme référence universelle qui donnera un indicateur clair si votre trafic présente un « risque élevé ». Une étude menée par Outreach.io a conclu que si vos expéditeurs ont un taux de rebond supérieur à 2,8 %, il est fort probable que vos e-mails soient signalés comme spam par les fournisseurs de messagerie.

6) Augmenter le multicanal

Alors que l’automatisation est devenue plus facile ces dernières années, la surutilisation des e-mails sortants dans les ventes est devenue un problème courant. En augmentant le nombre de points de contact multicanaux sur vos séquences de sensibilisation, vous obtiendrez un meilleur engagement et devrez envoyer moins de volume d’e-mails pour générer un prospect.

Par conséquent, l’utilisation d’un nombre généralement inférieur d’e-mails dans une séquence combinée à des points de contact sur différents canaux de contact est une bonne pratique que votre équipe devrait adopter pour une approche de prospection axée sur la qualité.

Voici quelques exemples de la façon d’équilibrer les points de contact par e-mail avec d’autres canaux sur différents segments de marché de prospects :

• Prospects PME = 2 à 4 e-mails au total en séquence avec 5 à 8 points de contact au total. Avec l’ensemble de la séquence étalée sur 30 jours.
• Prospects Mid-Market = 3 à 6 e-mails au total en séquence avec 5 à 8 points de contact au total. Avec toute la séquence étalée sur 30 à 60 jours.
• Prospects d’entreprise = 5 à 9 e-mails au total en séquence avec 10 à 18 points de contact au total. Avec toute la séquence étalée sur 30 à 60 jours.

7) Rendre le contenu moins agressif

Si les e-mails de sensibilisation que vous envoyez aux prospects sont ennuyeux, quelles que soient les autres optimisations, il sera difficile de recevoir systématiquement des niveaux élevés d’engagement par e-mail.

Bien que la gêne soit subjective, il existe certains traits communs entre les séquences qui conduisent à des niveaux plus élevés de rapports de spam que nous avons analysés. Ces caractéristiques peuvent être résumées spécifiquement pour les équipes commerciales comme suit :

• Inclusion de lignes d’objet trompeuses . Ce problème peut être résolu en choisissant une ligne d’objet simple avec des mots-clés pertinents.
• Atteindre les contacts désengagés . Cela peut être évité en désinscrivant les personnes des séquences de manière proactive.
• Utilisation de l’humour dans le suivi. Pour réduire ce risque, vous pouvez remplacer vos modèles humoristiques.
• Prospecter trop de décideurs en même temps. Ce problème peut être résolu en ajustant votre processus de sélection des données de contact.
• Avoir un CTA répétitif . Vous devriez chercher à varier votre appel à l’action tout au long de la séquence.
• Bien que les fils de discussion par courrier électronique aient tendance à susciter plus d’engagement, leur utilisation excessive peut sembler agressive et provoquer des rapports de spam.
• L’utilisation d’un ton présomptif ou la référence à des e-mails antérieurs que vous avez envoyés au prospect doivent être optimisées du point de vue de la rédaction.

8) Surveiller le taux de spam individuel

Souvent, un petit nombre de contributeurs au sein d’une grande équipe peut créer des problèmes de délivrabilité pour l’ensemble de l’organisation commerciale. Le problème pour identifier facilement les commerciaux qui ont le plus besoin d’aide du point de vue de la délivrabilité est que les managers ne disposent souvent d’aucun processus ni de données pour fournir une évaluation continue du spam qui compare chaque commercial à ses pairs.

Par conséquent, en mettant en œuvre un système de classement pour chaque vendeur, vous pouvez rapidement mettre en évidence et fournir une assistance aux contributeurs qui ont le taux de spam le plus élevé. Cela signifie que vous êtes proactif plutôt que réactif dans la recherche de problèmes de spam. Cela signifie que vous devriez être en mesure de contenir tous les problèmes causés par l’automatisation sur des utilisateurs individuels avant qu’ils n’aient un impact sur l’ensemble de l’entreprise.

Surtout avec les expéditeurs B2B, il peut être difficile de savoir quels critères vous devriez examiner pour évaluer si vous risquez d’avoir des difficultés à répondre aux attentes de Google quant à ce à quoi ressemble un expéditeur de haute qualité.

Par conséquent, nous avons présenté les 5 indicateurs les plus courants indiquant que vous êtes susceptible d’avoir des problèmes de spam qui doivent être résolus de manière proactive. Souvent, ces indicateurs ne sont que la pointe de l’iceberg des problèmes de délivrabilité, et en les résolvant, vous pouvez avoir une dynamique de vente plus productive et durable :

1) Taux de rapport supérieur à 0,3 % dans les outils Postmaster

Après avoir utilisé Google Postmaster Tools , si vous trouvez des périodes où votre taux de spam est supérieur à 0,3 %, vous risquez de rencontrer des problèmes de délivrabilité et d’être perçu comme un expéditeur de moindre qualité par Google. Bien que la mise à jour des exigences de Google Sender n’applique pas actuellement d’exigences aux e-mails envoyés aux comptes Google Workspace, il est probable que Google utilise toujours le taux de spam pour évaluer la qualité et la fiabilité des expéditeurs dans un contexte B2B.

Cependant, de nombreux expéditeurs B2B estiment que les données sur le taux de spam provenant des outils Postmaster peuvent s’avérer peu concluantes pour leurs pratiques. C’est pourquoi il est important d’évaluer les cinq critères de référence pour obtenir une indication du risque de l’expéditeur.

2) Suspensions de comptes de messagerie

Lorsque votre équipe informatique doit régulièrement rétablir les boîtes aux lettres des utilisateurs en raison d’une suspension, cela indique que les utilisateurs sont signalés comme spam à un niveau tel que Google a déterminé que leur activité de messagerie devrait être limitée.

Il y a également maintenant une escalade des suspensions que Google met désormais en œuvre, dans lesquelles vous devrez peut-être « faire appel » des suspensions afin de rétablir une boîte aux lettres. Comme Google indique que vous ne pouvez rétablir une boîte aux lettres suspendue que 5 fois par année civile dans sa documentation, celles-ci se produisant régulièrement pour les rapports de spam peuvent commencer à créer des problèmes à long terme.

3) Authentification de courrier électronique invalide

Sur la base du nombre de politiques que Google a ajoutées concernant les protocoles d’authentification, il est clair que du point de vue des fournisseurs de messagerie, les e-mails dont les protocoles d’authentification sont entièrement mis en œuvre sont considérés comme plus fiables et présentent moins de risques.

Par conséquent, sans que DKIM, SPF et DMARC ne soient implémentés et fonctionnent correctement, les chances que vous soyez filtré vers le dossier spam sont élevées. Afin de garantir leur fonctionnement à tout moment, vous pouvez mettre en œuvre un processus de test pour l’authentification des e-mails qui vous alertera automatiquement de tout problème.

4) Taux de rebond élevé

L’analyse du taux de rebond de vos e-mails peut fournir une indication claire du risque de spam. Bien que de nombreux expéditeurs supposent à tort que cette valeur en pourcentage est généralement faible, les expéditeurs dont le taux de rebond est supérieur à 2,8 % indiquent des problèmes de spam qui devront être résolus pour deux raisons principales :

• Les rebonds proches de ce niveau sont un indicateur évident pour les fournisseurs de messagerie que vous contactez des contacts que vous ne connaissez pas. Car ce taux est bien inférieur sur le trafic de messagerie général.
• Étant donné que le fournisseur de données de contact que vous utilisez vérifiera les contacts en standard, cela indique que vos e-mails sont rejetés par les serveurs de réception, plutôt que rebondis en raison de la qualité des données.

Pour réduire ce taux, vous pouvez mettre en œuvre un outil de délivrabilité spécialisé, comme un filet de sécurité pour les e-mails , pour éviter les pièges à spam.

5) En dessous des critères d’engagement

Un engagement par courrier électronique inférieur à ces critères peut être un indicateur que votre approche de sensibilisation n’est pas durable. Le fait de recevoir un faible engagement rend moins probable que les futurs e-mails que vous envoyez atteignent la boîte de réception principale et c’est généralement ainsi que les problèmes de délivrabilité augmentent progressivement :

• Taux de réponse aux e-mails par e-mail de 3 % ou plus.
• Taux de réponse global positif aux e-mails de 1,7 % ou plus.
• Taux de réponse par e-mail (par contact) supérieurs à 12 %.
• Taux d’ouverture supérieurs à 40 % (bien que cette mesure puisse être plus volatile en fonction du segment de marché).
• Taux de rebond inférieurs à 2,8%.
• Taux de désinscription inférieurs à 1,1 %.

Ces benchmarks ont été organisés sur la base des recherches d’Allegrow combinées aux rapports d’analyse comparative de Salesloft et Outreach .

‍Publication des directives d’application et de déploiement

Google a partagé quelques conseils sur ses plans d’application actuels et ses principaux délais pour amener les utilisateurs à se conformer progressivement à leurs directives en matière d’expéditeur, ce qui aide les utilisateurs à s’auto-identifier s’ils ont des problèmes et à les résoudre en temps opportun.

Les principaux délais d’application résumés sont les suivants :

• Au plus tôt le 1 ^er février 2024 (Google ne précise cependant pas exactement quel jour précis de février), les utilisateurs commenceront à voir un petit pourcentage de leur trafic non conforme fournir des erreurs temporaires . Ceci est conçu pour permettre aux utilisateurs de s’identifier eux-mêmes et de corriger les problèmes.
• Puis, au plus tôt le 1 ^{er avril 2024 (Google ne précise pas le jour exact, mais précise « En avril »), Google commencera à} rejeter définitivement un pourcentage de trafic email non conforme et augmentera progressivement ce pourcentage. trafic non conforme qui est rejeté. Ceci est conçu pour commencer à limiter l’activité des utilisateurs qui ne respectent pas les directives et faire comprendre de plus en plus clairement aux utilisateurs qu’ils doivent mettre à jour leurs pratiques d’envoi.
• Les expéditeurs groupés ont jusqu’au ^1er juin 2024 pour mettre en œuvre le désabonnement en un clic sur tous les messages commerciaux et promotionnels. Cela signifie que si vous n’avez pas mis en œuvre le désabonnement en un clic avant cette date spécifique, vous ne répondrez pas aux exigences des expéditeurs groupés et risquez de rencontrer des problèmes de livraison.
• Enfin, Google déclare qu’il donnera la priorité aux problèmes de livraison pour les expéditeurs qui ont démontré de manière proactive qu’ils répondent à toutes les nouvelles exigences des expéditeurs. Par conséquent, vous pouvez prévoir que si vous souhaitez pouvoir bénéficier d’un accompagnement, il est conseillé d’agir avant les délais requis.

En résumé,

Google déclare que si vous ne répondez pas à ses exigences en matière d’expéditeur, vos e-mails pourraient être rejetés ou envoyés dans les dossiers spam des destinataires. On ne sait pas actuellement à quelle vitesse Google augmentera le pourcentage de trafic non conforme qui sera rejeté ou qui entraînera des erreurs temporaires. Cependant, étant donné que la progression des erreurs vers les rejets semble se produire sur une période de 60 jours, nous prévoyons que l’augmentation du pourcentage de trafic touché se produit également sur une période d’environ 60 jours.

Un dernier facteur inconnu majeur est de savoir à quel moment (le cas échéant) Google augmentera la portée des exigences de l’expéditeur pour inclure les données de rapport des destinataires de Google Workspace. Cependant, sur la base des données actuelles, il semble qu’il existe une limite sur le taux de signalement généré par les destinataires Google Workspace qui aura un impact sur votre compte avec des suspensions, et comme la version initiale des exigences de l’expéditeur publiée par Google incluait les comptes Google Workspace, vous soyez sage d’améliorer de manière proactive la qualité de vos envois B2B.